Kantoor ontruimen: zo houdt u archief en ICT apart
Een kantoor bevat meer dan meubels. Dossiers, computers en gehuurde apparatuur vragen om beslissingen van de juiste medewerkers voordat de ontruiming begint.
Maak drie afzonderlijke lijsten
Begin met meubilair, ICT en documenten als drie categorieën. Noteer voor elk onderdeel wie eigenaar is, wat de bestemming is en wie akkoord geeft. Apparatuur kan geleaset zijn of nog nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Een sticker met een duidelijke bestemming voorkomt veel misverstanden.
Laat ICT voorbereiden door uw beheerder
Back-ups, het verwijderen van gegevens en het veilig uitschakelen van systemen horen bij uw ICT-proces. Plan dat vóór de ontruimingsdag. Een leeg bureau betekent niet dat de computer veilig kan worden afgevoerd. Gegevensdragers moeten via een route die past bij uw informatiebeveiliging.
Houd vertrouwelijk papier gescheiden
Archieven kunnen bewaartermijnen en persoonsgegevens bevatten. Laat uw verantwoordelijke medewerker bepalen wat mag worden vernietigd. Wanneer gecertificeerde vernietiging nodig is, moet dat expliciet worden geregeld bij een geschikte partij. Vraag vooraf welke documentatie u na afloop nodig heeft.
Organiseer de overdracht per zone
Een plattegrond met labels per kamer maakt een gefaseerde ontruiming overzichtelijk. Bevestig toegangspassen, goederenlift en laadruimte. Controleer na iedere fase welke spullen zijn verplaatst of afgevoerd. Zo blijft het pand beheersbaar als een deel van het bedrijf nog actief is.
Wie bepaalt de bestemming?
| Categorie | Afstemmen met |
|---|---|
| Meubilair | Facilitair beheer of de eigenaar van de inventaris. |
| Apparatuur | Uw ICT-beheerder en waar nodig de lease-eigenaar. |
| Dossiers en gegevensdragers | De verantwoordelijke voor informatiebeheer en een geschikte specialist. |
| Gebouwvoorzieningen | De eigenaar of gebouwbeheerder. |
Controle voor uw afspraak
- Eigenaar en bestemming per categorie
- ICT voorbereid door eigen beheerder
- Archiefbeslissing vastgelegd
- Eventuele vernietigingsbewijzen afgesproken
- Toegang en zones afgestemd
Uw situatie persoonlijk bespreken?
De precieze aanpak hangt af van het pand en de afgesproken opdracht. Bekijk kantoorontruiming of vraag een vrijblijvende offerte aan.